Privacyverklaring
1. Bedrijfsgegevens
Activa Groep B.V. is een accountants- en belastingadvieskantoor en richt zich op het verlenen van administratieve, financiële en fiscale adviesdiensten aan het MKB in de Haarlemmermeer en verre omstreken. Activa Groep B.V. bestaat uit Activa Accountants & Belastingadviseurs B.V., Activa Administratiekantoor B.V., Van der Wal & Partners Belastingadviseurs B.V., B.V. Het Salarisplein.com en Adfi Advies BV (hierna tezamen te noemen: Activa Groep B.V.).
De contactgegevens van Activa Groep B.V. zijn:
Bezoekadres Hoofddorp:
Kruisweg 827 (1e verdieping, Gebouw 1)
2132 NG Hoofddorp
Postadres:
Postbus 736
2130 AS Hoofddorp
Telefoon: 023 – 56 14 787
Email: info@activagroep.nl
Website: www.activagroep.nl
Functionaris: mr. W.R. ’t Lam RB
De contactgegevens van Activa Groep B.V. zijn:
Bezoekadres Hoofddorp:
Kruisweg 827 (1e verdieping, Gebouw 1)
2132 NG Hoofddorp
Postadres:
Postbus 736
2130 AS Hoofddorp
Telefoon: 023 – 56 14 787
Email: info@activagroep.nl
Website: www.activagroep.nl
Functionaris: mr. W.R. ’t Lam RB
2. Gegevensverwerking
De volgende persoonsgegevens worden (mogelijk) door ons verwerkt:
- Uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres;
- Uw leeftijd, geslacht, burgerlijke staat en gezinssamenstelling;
- Uw gegevens op uw ID-bewijs;
- Uw gegevens m.b.t. dienstverband, inkomen, beroep, werkgever;
- Uw financiële gegevens m.b.t. inkomstenbronnen, vermogen, schulden, e.d.;
- Uw gegevens m.b.t. (belasting)aanslagen, aangiften;
- Uw eigendomsakten, (lenings)overeenkomsten, lijfrente-, pensioen- en risicopolissen;
- Uw (levens)testament(en) en/of onderhandse verklaringen;
- Uw (voornoemde) stukken – voor zover van toepassing – m.b.t. uw eenmanszaak, vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap, maatschap, stichting en/of besloten vennootschap.
3. Doel van de gegevensverwerking
Wij zijn verantwoordelijk voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze zullen wij zo goed mogelijk beschermen, daarbij voldoend aan de eisen die op grond van de Europese privacyregels worden gesteld.
De gegevens die wij verwerken zijn door u aan ons verstrekt of zijn door derden aan ons verstrekt, waarvoor u uw toestemming of machtiging heeft gegeven.
Het doel van de gegevensverwerking is om u te ontzorgen in het voldoen aan uw administratieve en fiscale verplichtingen. De gegevens worden verwerkt om jaarstukken en publicatiestukken voor uw onderneming op te kunnen stellen en om aangiften inkomstenbelasting, loonbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting, schenk- en erfbelasting, dividendbelasting en andere voorkomende aangiften ten behoeve van de autoriteiten op te kunnen stellen.
De gegevens kunnen tevens door ons gebruikt worden om u zo goed mogelijk financieel en/of fiscaal te kunnen adviseren.
Op uw verzoek en/of met uw toestemming kunnen de gegevens voorts gebruikt worden om te voldoen aan verzoeken om informatie door banken, verzekeraars en dergelijke organisaties, bedoeld ter beoordeling door deze organisaties om u verder van dienst te kunnen zijn bij het verstrekken van leningen, polissen, e.d.
Ten slotte worden uw persoonsgegevens gebruikt om u desgewenst nieuwsbrieven toe te kunnen sturen en u algemeen te informeren over onze dienstverlening.
De gegevens die wij verwerken zijn door u aan ons verstrekt of zijn door derden aan ons verstrekt, waarvoor u uw toestemming of machtiging heeft gegeven.
Het doel van de gegevensverwerking is om u te ontzorgen in het voldoen aan uw administratieve en fiscale verplichtingen. De gegevens worden verwerkt om jaarstukken en publicatiestukken voor uw onderneming op te kunnen stellen en om aangiften inkomstenbelasting, loonbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting, schenk- en erfbelasting, dividendbelasting en andere voorkomende aangiften ten behoeve van de autoriteiten op te kunnen stellen.
De gegevens kunnen tevens door ons gebruikt worden om u zo goed mogelijk financieel en/of fiscaal te kunnen adviseren.
Op uw verzoek en/of met uw toestemming kunnen de gegevens voorts gebruikt worden om te voldoen aan verzoeken om informatie door banken, verzekeraars en dergelijke organisaties, bedoeld ter beoordeling door deze organisaties om u verder van dienst te kunnen zijn bij het verstrekken van leningen, polissen, e.d.
Ten slotte worden uw persoonsgegevens gebruikt om u desgewenst nieuwsbrieven toe te kunnen sturen en u algemeen te informeren over onze dienstverlening.
4. Opslag en bewaartermijn
Om te voldoen aan de wettelijke (fiscale) bewaartermijnen, bewaren wij uw gegevens gedurende de wettelijk geldende termijnen. Hierdoor zijn wij in staat gedurende deze periode vragen van de (fiscale) autoriteiten over de door ons voor u opgestelde producten te kunnen beantwoorden. Stukken van blijvende waarde, zoals akten, testamenten, overeenkomsten e.d., worden door ons bewaard zolang deze nodig zijn om u adequaat van dienst te kunnen zijn.
Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen worden uw gegevens door ons vernietigd, waarbij gebruik wordt gemaakt van de diensten van in vertrouwelijke datavernietiging gespecialiseerde organisaties.
Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen worden uw gegevens door ons vernietigd, waarbij gebruik wordt gemaakt van de diensten van in vertrouwelijke datavernietiging gespecialiseerde organisaties.
5. Cookies
Op onze website wordt slechts gebruik gemaakt van (Google)cookies voor statistiekdoeleinden en om de website voortdurend te verbeteren. Deze dienst gebruiken wij om bij te kunnen houden en rapportages te kunnen verkrijgen over het gebruik van onze website door bezoekers van de website.
Onderstaande punten zijn van toepassing op onze website:
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Wij hechten eraan nog nadrukkelijk te vermelden dat uw IP-adres niet wordt geregistreerd en dat het gebruik van voornoemde cookies uw privacy niet schaadt.
Onderstaande punten zijn van toepassing op onze website:
- er is een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google;
- gegevens worden anoniem verwerkt en zijn dus niet terug te voeren op het individu;
- ‘gegevens delen’ is uitgeschakeld;
- er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google diensten in combinatie met Google Analytics.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Wij hechten eraan nog nadrukkelijk te vermelden dat uw IP-adres niet wordt geregistreerd en dat het gebruik van voornoemde cookies uw privacy niet schaadt.
6. Beveiliging van uw gegevens
Om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, hebben wij technische en organisatorische maatregelen genomen.
De digitale gegevensverstrekking aan overheidsinstanties vindt plaats op basis van een aan ons vertrekt PKI-overheidscertificaat. Onze software, waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt, bevindt zich in “de Cloud” en wordt beveiligd door de desbetreffende softwareleveranciers en onze cloudprovider, met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten.
De toegang tot onze cloudomgeving en onze software is beveiligd door middel van een tweestapsauthenticatie. De werknemers zijn in verschillende groepen ingedeeld, die elk hun eigen rechten hebben, afgestemd op hetgeen noodzakelijk is om de uit te voeren werkzaamheden te kunnen verrichten. Onze kantoorruimten zijn verder afgesloten en beveiligd met alarm en binnen Activa Groep B.V. is het beleid dat bij het verlaten van de werkplek de computersystemen worden vergrendeld. Ten slotte hebben alle werknemers van Activa Groep B.V. geheimhoudingsverklaringen ondertekend, welke inhouden dat zonder uw toestemming met derden geen inhoudelijke informatie over het werk en/of cliënten wordt gedeeld, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
De digitale gegevensverstrekking aan overheidsinstanties vindt plaats op basis van een aan ons vertrekt PKI-overheidscertificaat. Onze software, waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt, bevindt zich in “de Cloud” en wordt beveiligd door de desbetreffende softwareleveranciers en onze cloudprovider, met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten.
De toegang tot onze cloudomgeving en onze software is beveiligd door middel van een tweestapsauthenticatie. De werknemers zijn in verschillende groepen ingedeeld, die elk hun eigen rechten hebben, afgestemd op hetgeen noodzakelijk is om de uit te voeren werkzaamheden te kunnen verrichten. Onze kantoorruimten zijn verder afgesloten en beveiligd met alarm en binnen Activa Groep B.V. is het beleid dat bij het verlaten van de werkplek de computersystemen worden vergrendeld. Ten slotte hebben alle werknemers van Activa Groep B.V. geheimhoudingsverklaringen ondertekend, welke inhouden dat zonder uw toestemming met derden geen inhoudelijke informatie over het werk en/of cliënten wordt gedeeld, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Activa Groep B.V. Ook heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te zenden.
Een verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens kunt u zenden naar r.tlam@activagroep.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering of overdracht door u is gedaan, verzoeken wij u in dat geval een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maakt u in deze kopie uw pasfoto, de strook met nummers onderaan uw paspoort, uw paspoortnummer en uw BSN-nummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo spoedig mogelijk op uw verzoek, uiterlijk binnen vier weken nadat uw verzoek door ons is ontvangen.
Hoewel Activa Groep B.V. zijn uiterste best doet om dit niet nodig te laten zijn, wijzen wij u erop dat u te allen tijde de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de nationale toezichthouder). Dit kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Een verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens kunt u zenden naar r.tlam@activagroep.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, aanpassing, verwijdering of overdracht door u is gedaan, verzoeken wij u in dat geval een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maakt u in deze kopie uw pasfoto, de strook met nummers onderaan uw paspoort, uw paspoortnummer en uw BSN-nummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij reageren zo spoedig mogelijk op uw verzoek, uiterlijk binnen vier weken nadat uw verzoek door ons is ontvangen.
Hoewel Activa Groep B.V. zijn uiterste best doet om dit niet nodig te laten zijn, wijzen wij u erop dat u te allen tijde de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de nationale toezichthouder). Dit kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
8. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van Activa Groep B.V. of op grond van wijzigingen in de uitleg en/of regelgeving op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
9. Contact
Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring?
Neem dan contact met ons op via info@activagroep.nl of via 023-56 14 787.
Neem dan contact met ons op via info@activagroep.nl of via 023-56 14 787.
Hoofddorp, mei 2018