Klokkenluidersregeling
van Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V.

Inleiding

Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V. hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten.

In dit kader is Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V. van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V..

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Accountantskantoor
Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V.

Medewerker
Alle aan het accountantskantoor verbonden werknemers inclusief bestuursleden.

Externe derde
Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde het accountantskantoor of één van haar medewerkers

Melder
Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.

Vertrouwenspersoon
De natuurlijk persoon die door het bestuur van het accountantskantoor is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. Het bestuur en medewerkers in dienst van het accountantskantoor komen niet voor deze functie in aanmerking.

(vermeende) Onregelmatigheid
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het accountantskantoor en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten;
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
e. een (dreigende) schending van binnen het accountantskantoor geldende (gedrags)regels;
f. overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding

Een medewerker of een externe derde die van mening is dat er sprake is van een (vermeende)
De melding kan worden verzonden naar Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V., Postbus 736, 2130 AS Hoofddorp ter attentie van de heer R. t Lam, e-mail: r.tlam@activagroep.nl.
Gelieve “strikt vertrouwelijk” op de buitenzijde van de enveloppe te vermelden.
Binnen één week na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verdere afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling

De vertrouwenspersoon informeert direct het bestuur en de compliance officer van het accountantskantoor. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van het accountantskantoor een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
De compliance officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht, zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding compliance van accountantskantoor.
De compliance officer rapporteert schriftelijk aan het bestuur over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door het bestuur te nemen maatregelen.
Indien het bestuur van het advies wil afwijken wordt dit met de compliance officer besproken.
Indien de melding de compliance officer betreft zal het bestuur een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Vertrouwelijkheid en bescherming

De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van het accountantskantoor garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van een medewerker binnen het accountantskantoor of op de carrière mogelijkheden van een medewerker.
Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend door accountantskantoor.

Hoofddorp, 18 juli 2019

Klokkenluidersregeling van Activa, Accountants & Belastingadviseurs B.V.